跟着小鱼学习Excel表格制作,提升办公效率

小鱼刚进公司的时候,看到同事们敲几下键盘，Excel里那些密密麻麻的数据就自动排好队，还能变出各种漂亮的图表，心里羡慕得不行，轮到自己做周报，却只会一个个格子慢慢填，算个总和都要按半天计算器，效率低还容易出错，如果你也有过类似的烦恼，别担心，今天就跟着小鱼，咱们一起从“小白”出发，用最直白的方式，把Excel变成你办公中的得力助手。

第一课：别急着打字，先把“桌子”擦干净

小鱼犯过的第一个错误,就是打开Excel就埋头猛输数据，结果发现表格歪歪扭扭，打印出来总是不对劲，后来才明白，动手前的几分钟规划，能省掉后面几小时的麻烦。

咱们可以先把要做的事情想清楚,你要做一个“部门费用报销表”，先在纸上画个草稿：需要哪些信息？肯定是报销人、日期、费用类型、金额、备注这些对吧？这就对应了Excel里的“列”，每一行，就是一条具体的报销记录。

打开Excel,在第一行把这些列标题打上去，比如A1格子写“报销人”，B1写“日期”，C1写“费用类型”，D1写“金额”，E1写“备注”，这时候，一个简单的表格框架就有了，接下来有个小魔法能让它变好看：用鼠标从左上方A1拖到右下方E1，把标题行选中，然后点一下菜单栏那个“B”（加粗）按钮，再点一下居中对齐的按钮，看，标题行立刻变得醒目又整齐了，这就好比给我们的表格戴上了一顶漂亮的帽子，一目了然。

第二课：让Excel帮你计算，告别计算器

以前小鱼最头疼的就是算账,一列几十个数字，拿着计算器按得噼里啪啦，还总怕按错，其实Excel最厉害的本事就是“自动计算”。

所有报销金额都填在D列,从D2填到D20，现在想在D21格子显示总和，你不需要自己加，只需要在D21格子输入一个神奇的符号“=”（等号），然后输入“SUM”(D2:D20)，最后按一下回车键，看，总数立刻就出来了！这个“SUM”求和”的意思，括号里的“D2:D20”就是告诉Excel：“嘿，帮我把从D2到D20这些格子里的数都加起来。”

同样,如果你想知道平均每笔报销多少钱，可以用“AVERAGE”函数；想找出最大的一笔报销，可以用“MAX”函数，方法都一样：输入“=”，输入函数名，选择数据范围，回车，就这么简单！把重复性的计算交给Excel，你就能省下时间去做更重要的思考。

第三课：一眼看清数据，试试“穿衣戴帽”

如果表格里数据很多,看起来眼花缭乱怎么办？Excel还能帮你快速“化妆”，让重点数据自己跳出来。

你想快速找出所有超过1000元的大额报销,你可以这样做：先用鼠标选中金额那一列（比如整个D列），然后点击菜单栏的“开始”，找到“条件格式”点一下，接着选“突出显示单元格规则”，再选“大于”，在弹出的框里输入“1000”，右边可以选择一个醒目的颜色，浅红填充色深红色文本”，点“确定”后，奇迹发生了：所有金额大于1000的格子，自动变成了红底红字，特别显眼！

这个功能太有用了,你可以用它标出迟到次数最多的员工、找出销量最低的产品等等，数据不再是冰冷的数字，而是会开口说话的信息。

第四课：数据透视表——听起来高大上，用起来超简单

这是小鱼觉得最神奇的功能,也是让同事对她刮目相看的“法宝”，当你面对成千上万行数据，老板让你快速分析“每个部门的报销总额是多少”或者“哪个费用类型花钱最多”时，数据透视表就是终极武器。

别被名字吓到,操作起来就像搭积木，第一步，用鼠标点击你表格里的任何一个有数据的格子，第二步，点击菜单栏的“插入”，然后选择“数据透视表”，这时会弹出一个框，直接点“确定”就好（它会自动帮你选好数据范围）。

你会看到右边出现一个字段列表,里面就是你表格的列标题：报销人、日期、费用类型、金额……神奇的时刻来了：你想看“每个费用类型的总金额”，只需要用鼠标按住“费用类型”这个字段，把它拖到下面的“行”区域；再按住“金额”字段，把它拖到“值”区域。

一瞬间,一张清晰的汇总报表就生成了！左边列出所有费用类型（如交通费、餐费、办公用品），右边直接显示对应的总金额，你还可以把“报销人”拖到“列”区域，进行更复杂的交叉分析，这个工具能让你在几分钟内完成以前可能需要一整天的手工统计工作，是真正的高效神器。

小鱼的最后叮嘱

学习Excel,千万别想着一口吃成胖子，就像学游泳，总是在水里扑腾几次才会，今天介绍的这些功能，你不需要死记硬背，最好的办法是，打开一个Excel文件，找一些模拟数据，跟着步骤亲手操作一遍，做错了一点关系都没有，撤销重来就好。

当你第一次用SUM函数秒算总和,第一次用条件格式让重点凸显，第一次用数据透视表做出让老板点头的报表时，那种成就感就是最好的奖励，坚持下去，你会发现，Excel不再是枯燥的软件，而是一个能帮你从繁琐事务中解放出来的聪明伙伴，办公效率提升了，你自己的价值也就更大了，加油，你一定可以和小鱼一样，成为Excel高手！