想要做出看起来特别专业、拿得出手的PDF文档，其实并不需要你去学习复杂的专业软件，很多时候，我们用的那些常见工具，比如Word、PPT，甚至手机自带的笔记功能，只要掌握一些关键技巧，就能轻松搞定，关键在于细节和思路的转变，别把做PDF想成一件多高技术含量的事，它更像是一种“包装”的艺术。
最基础也最重要的一步，是保证你的文档“干干净净”，无论你用的是什么软件，在导出PDF之前，一定要做一次彻底的大扫除,这意味着什么呢？
第一，检查错别字和语病，这是专业度的底线，一个满是错别字的文档，排版再漂亮也会瞬间掉价，最好能大声读一遍，或者请同事朋友帮忙看一眼,自己很容易对错误视而不见。
第二，统一格式，这是让文档看起来专业的关键一步,你需要像个强迫症一样检查这几项：
- 字体：全文最好不要超过两种字体，标题用一种，正文用另一种，确保所有同级标题的字体、字号、颜色完全一致，千万别这里用宋体，那里用楷体，另一处又冒出个黑体,那会显得非常杂乱。
- 间距：行间距、段前段后的距离要统一，不要有些段落挤在一起，有些又分得很开，在Word里，善用“段落”格式设置,而不是傻傻地按回车键来空行。
- 颜色：如果你使用了颜色，请确定一个主色调和一两个辅助色，比如标题用深蓝色，重点内容用橙色突出，全文都遵循这个配色方案,不要随意添加彩虹般的颜色。
- 对齐：确保你的文本是对齐的，通常是两端对齐，让文字整整齐齐的，图片、图表也要对齐,可以利用软件里的参考线或者对齐工具。
做好了这些，你的文档就已经打败了80%的人了，是让文档“好读”的技巧。
很多人喜欢在文档里堆砌大段大段的文字，读者一看就头疼,专业的文档善于运用视觉元素来引导阅读。
- 和分段清晰地分成几个大部分，每个部分用明确的标题，大标题、小标题层层递进，让读者一眼就能抓住文档的骨架,能快速找到自己感兴趣的部分。
- 学会留白：别把页面塞得满满当当，适当的留白（就是空白区域）能让页面呼吸，减轻读者的视觉压力,显得高级且有重点。
- 插入可视化元素：一图胜千言，与其用三段话描述一个复杂流程，不如画一个简单的流程图，说明数据时，用一个简洁的饼图或柱状图，比纯数字有说服力得多,这些用PPT或者在线图表工具都能轻松制作。
- 突出重点：对于关键信息，可以用加粗、换颜色、或者加上背景色块的方式来突出，但切记，重点不能太多，到处都是重点就等于没有重点。
都准备好之后，就到了最后一步：导出PDF,这里有几个小坑要注意。
- 选择合适的页面大小：如果是给人打印的，就用A4；如果主要在手机或电脑上看,可以考虑更适合屏幕的长宽比。
- 导出时选择“高质量打印”或“标准”选项：这能保证你的图片和文字清晰度，除非有严格的文件大小限制，否则不要为了缩小体积而选择“最小文件大小”,那样可能会让图片变得模糊。
- 一个重要技巧：将图片“嵌”入PDF：如果你在文档里用了外部图片，导出时一定要确保选择“将字体嵌入文档”和“图片高质量压缩”之类的选项，这样能把字体和图片信息都打包进PDF里，无论谁在什么设备上打开，显示效果都和你电脑上的一模一样,不会出现字体丢失或图片变形的尴尬。
- 保护你的成果：如果文档内容比较敏感，不希望被别人随意修改或打印，可以在导出PDF时设置密码和权限，大部分软件都有这个功能,很简单。
还有一个提升专业感的加分项：做个漂亮的封面，就像一本书需要好书皮一样，一个设计简洁、信息明确（包含文档标题、作者、日期等）的封面，能立刻提升文档的档次，这个封面用PPT做最快，发挥你的审美，放上Logo，排好文字，另存为图片插入文档第一页,或者直接和内容一起导出就行。
打造专业PDF的核心不是技术多高超，而是心思多细腻，从内容的准确清晰，到排版的整洁美观，再到导出的万无一失，每一步都多为读者想一点，你的文档自然就会显得专业、可靠。
