你是不是经常面对一大堆密密麻麻的表格数据，感觉无从下手？想快速知道哪个区域的销售额最高？哪个产品最受欢迎？或者想按月份看看业绩的变化趋势？如果你有这些烦恼，那数据透视表就是你必须要学会的神器，别被它的名字吓到，它其实一点儿也不复杂，就像玩积木一样简单,我们就来手把手教你如何轻松创建你的第一个专业数据透视表。
第一步：准备好你的“积木”——规范的数据源
这是最重要的一步，如果地基没打好，后面全白搭，你的原始数据表需要像一个干净的清单,最好满足以下几点：
- 行：就是第一行的每一列都有一个清晰的标题，日期”、“销售员”、“产品名称”、“销售额”、“数量”等,数据透视表需要这些标题来识别数据。
- 数据要连续：中间不要有空白行或空白列,确保所有数据都是紧密相连的。
- 每列数据类型要统一：销售额”这一列就全是数字，“日期”列就全是日期格式,不要混着文本和数字。
只要你的表格长成这样，恭喜你,你已经成功了一大半！
第二步：开始“搭积木”——创建数据透视表
我们以最常见的Excel为例,WPS表格的操作几乎一模一样。
- 点一下你的数据：用鼠标在你准备好的数据表格里随便点一个单元格。
- 找到插入数据透视表的按钮：在顶部的菜单栏，找到“插入”这个选项卡，然后你会看到一个很显眼的“数据透视表”按钮,点击它。
- 简单设置：这时会弹出一个对话框，你基本什么都不用改，软件会自动帮你选好数据范围（就是你那一整片数据），你只需要选择将数据透视表放在“新工作表”还是“现有工作表”里，为了方便，我们一般选择“新工作表”，然后点击“确定”。
你会看到一个全新的工作表，一边是你的空白的数据透视表区域，另一边是一个叫做“数据透视表字段”的设置窗口，这个设置窗口就是你“搭积木”的操作台。
第三步：拖拽组合，一秒出结果——理解四个区域
“数据透视表字段”窗口里，列出了你原始数据的所有列标题（日期、销售员、产品名称等），下面有四个框：筛选器、列、行、值，你的所有分析,都通过把字段拖到这四个框里来完成。
- 行区域：你想把什么信息作为每一行的标题？你想看每个销售员的业绩，就把“销售员”字段拖到“行”里。
- 列区域：你想把什么信息作为每一列的标题？这个不常用，可以先不管，你可以把“产品名称”拖到“列”里,这样就能横着看每个销售员卖不同产品的情况。
- 值区域：你想计算什么？是求和、计数还是求平均？我们拖入的是数字，销售额”，默认情况下，它会自动对销售额进行“求和”,你马上就能在表格里看到所有销售员的业绩总和了。
- 筛选器：你想看特定条件的数据？你只想看“北京”地区的数据，或者只看“7月份”的数据，就把“地区”或“日期”字段拖到“筛选器”里,然后就可以在上面进行筛选了。
举个例子：你想分析“不同销售员在不同地区的销售额”。
- 把“销售员”拖到行。
- 把“地区”拖到列。
- 把“销售额”拖到值。
一瞬间，一个清晰的交叉报表就生成了！是不是比用公式快得多？
第四步：让报表更专业——最佳实践和小技巧
光有数据还不够,我们要让它好看又好用。
- 刷新数据：如果你的原始数据更新了，只需要在数据透视表上右键点击，选择“刷新”，报表就会自动更新,无需重做。
- 美化数字：值”区域里的数字没有千位分隔符或者小数位数不对，你可以右键点击那些数字，选择“数字格式”，把它设置成“数值”或“货币”,看起来就专业多了。
- 改变计算方式：除了求和，你还可以右键点击值区域的数据，选择“值字段设置”，把它改成“计数”或“平均值”，你可以快速统计每个销售员接了多少个订单（计数）,而不仅仅是销售额。
- 排序：想让业绩最好的销售员排在最前面？直接点击销售额列标题旁边的下拉箭头，选择“降序排序”。
- 使用切片器（超好用！）：在Excel的“数据透视表分析”选项卡下，找到“插入切片器”，你可以为“地区”、“日期”等字段插入一个像按钮一样的筛选器，点击切片器上的按钮，数据透视表就会即时变化，交互感十足,做报告时特别酷。
数据透视表的核心就是“拖拽实验”，你完全可以大胆地把不同的字段拖进拖出，看看会生成什么报表，玩坏了也没关系，重新拖一下就好，多试几次，你就能彻底掌握这个强大的工具，从此告别处理数据的繁琐，真正让数据为你服务，就打开你的Excel,找个表格试试吧！
