行,直接上干货，想让你Word文档看起来像模像样，不再是一坨文字堆在一起，关键就在于用好“分页”，别被这个词吓到，它一点都不高深，其实就是告诉Word：“喂，从这儿开始，给我另起一页！” 掌握了下面这五步，你就能甩开90%只会敲回车换页的人。

第一步：彻底告别“回车大法”，认识真正的分页符

这是最最基础,也是最重要的一步，很多人想换页怎么办？狂敲回车键，直到光标跑到下一页为止，这是最业余的做法，后患无穷。

你想啊,万一你前面删掉了几行字，或者增加了内容，后面用回车键顶出来的“假分页”就全乱套了，页码对不上，章节开头跑到页面中间，简直是一场灾难。

真正的做法是使用“分页符”，你就记住一点：当你逻辑上需要开始一个新部分（比如封面完了要开始正文，一章完了要开始另一章），就用分页符。

怎么操作？ 简单得很，把你的鼠标光标放在你想要分页的位置，

• 快捷键大法： 直接按 Ctrl + Enter，这是最快、最专业的方式，一定要记住。
• 菜单点击法： 点击Word顶部菜单栏的【插入】，在最左边找到【分页】按钮，点一下就行了。

用了分页符,你会发现，不管你怎么修改前面的内容，这一页之后的内容都会老老实实地从新的一页开始。

第二步：给文档穿好“衣服”，设置好页眉页脚

分页搞定了大的结构,接下来要让每一页都显得规整，页眉页脚就是文档的“衣服”，比如在页眉写上文档标题，在页脚标上页码。

关键技巧来了：分节，你可以把文档想象成一本书，书有前言、目录、第一章、第二章……这些部分可能需要的页眉页脚是不一样的，封面通常没有页码，目录的页码用罗马数字（i, ii, iii），正文才开始用阿拉伯数字（1, 2, 3），这时候，光用分页符就不够了，需要用“分节符”把它们隔开。

怎么操作？

1. 在需要不同页眉页脚的位置（比如封面最后、目录最后），用上面说的方法先插入一个分页符。
2. 但这次,我们不用简单的分页符，用更高级的“分节符”，点击【布局】菜单，找到【分隔符】，在“分节符”类型里选择“下一页”，这样，新的一节就从新的一页开始了。
3. 双击页眉或页脚区域进入编辑模式,你会发现，每一节的页眉页脚右上角有“链接到前一节”的提示，当你需要本节采用独立的页眉页脚时，就点击这个按钮，让它变成未选中状态，这样，你就能单独设置这一节的页码格式和起始编号了。

第三步：搞定目录，让它能自动更新

文档长了,没个目录简直没法看，但千万别手动输入目录，那样改一次文章就得重新对一次页码，累死个人，Word有自动生成目录的功能，前提是你得先把文章里的标题“打扮”成标题的样子。

怎么操作？

1. 样式： 选中你的文章标题，在【开始】菜单栏的“样式”那里，选择“标题1”，选中每一章的大标题，选择“标题2”，以此类推，这就像给文章盖上了不同级别的章，Word就能认出来了。
2. 插入目录： 把光标放在你想放目录的地方（通常是摘要后面），点击【引用】菜单，选择【目录】，选一个自动目录的样式，唰一下，一个整齐的目录就生成了，连页码都给你标得好好的。
3. 更新目录： 当你修改了文章内容或标题，导致页码变动后，只需要在目录上右键，选择“更新域”，然后选择“更新整个目录”，一秒就同步了。

第四步：利用“样式”统一全文，事半功倍

你是不是还在手动调格式？选中一段文字，调成宋体小四，1.5倍行距……每一段都这么来一遍？太慢了，而且很难保证全文统一。

“样式”就是格式的集合，你只需要定义好“正文”长什么样，“标题1”长什么样，然后直接应用就行了。

怎么操作？

1. 设置好一段你满意的正文格式。
2. 选中这段文字,在【开始】菜单的“样式”框里，右键点击“正文”样式，选择“更新正文以匹配所选内容”，这样，全文所有应用了“正文”样式的地方，都会自动变成这个新格式，同理，修改一次，全文生效，这才是高效的排版。

第五步：最后检查，利用“导航窗格”查漏补缺

所有工作做完后,最后一步是通篇检查，这时候别用鼠标滚轮一点点翻了，打开“导航窗格”，它能让你像看地图一样审视你的文档结构。

怎么操作？ 点击【视图】菜单，勾选上“导航窗格”，左边会弹出一个窗口，里面清晰地显示着你设置的所有标题层级，点击任何一个标题，光标会立刻跳转到文档的相应位置，你可以快速检查结构是否合理，有没有忘记设置标题级别的段落，章节顺序对不对，这能帮你发现很多细节问题。

好了,五步走完，从粗暴的分页到精细的分节，从手动排版到自动样式，再到最后的全局检查，这套流程下来，你的文档想不专业都难，核心就一句话：让工具替你干活，别跟自己较劲，现在就去打开一个Word文档，照着这五步试一遍，马上就能看到效果。